No faltan esfuerzos para identificar factores relacionados con la eficacia del equipo. Sin embargo, estudios recientes han tomado lo que alguna vez fue una “verdadera lista de características” y las han organizado en un modelo relativamente enfocado.
La figura resume lo que sabemos actualmente sobre lo que hace que los equipos sean efectivos. La siguiente discusión se basa en el modelo de la exposición. Tenga en cuenta dos advertencias antes de continuar.
Primero, el equipo difiere en forma y estructura. Dado que el modelo que presentamos intenta generalizar a todas las variedades de equipos, hay que tener cuidado de no aplicar rígidamente las predicciones del modelo a todos los equipos. El modelo debe utilizarse como guía, no como una prescripción inflexible.
En segundo lugar, el modelo supone que ya se ha determinado que el trabajo en equipo es preferible al trabajo individual. Crear equipos “eficaces” donde los individuos puedan hacer mejor el trabajo equivale a resolver perfectamente el problema equivocado.
- Diseño de trabajo: La primera categoría es el diseño del trabajo.
- Composición: El segundo se refiere a la composición del equipo.
- Contexto: En tercer lugar están los recursos y otras influencias contextuales que hacen que los equipos sean efectivos.
- Proceso: Finalmente, las variables del proceso reflejan aquellas cosas en el equipo que influyen en la efectividad.
¿Qué significa la eficacia del equipo en este modelo?
Normalmente esto ha incluido medidas objetivas de la productividad del equipo, calificaciones de los gerentes sobre el desempeño del equipo y medidas agregadas de satisfacción de los miembros.
1. Diseño de Trabajo
Los equipos eficaces necesitan trabajar juntos y asumir la responsabilidad colectiva para completar tareas importantes. Deben ser más que un “equipo sólo de nombre”.
La categoría de diseño de trabajo incluye variables como libertad y autonomía, la oportunidad de utilizar diferentes habilidades y talentos, la capacidad de completar una tarea o producto completo e identificable, y trabajar en una tarea que impacta sustancialmente a otros. La evidencia indica que estas características mejoran la motivación de los miembros y aumentan su eficacia.
Estas características del diseño del trabajo motivan porque aumentan el sentido de responsabilidad y propiedad de los miembros sobre el trabajo y lo hacen más interesante de realizar.
2. Composición
Esta categoría incluye variables relacionadas con cómo se debe dotar de personal a los equipos. En esta sección, abordaremos la capacidad y personalidad de los miembros del equipo, la asignación de roles y la diversidad, el tamaño del equipo, la flexibilidad de los miembros y la preferencia de los miembros por el trabajo en equipo.
Habilidades de los miembros
Para desempeñarse eficazmente, un equipo requiere tres tipos diferentes de habilidades. Primero, necesita gente con experiencia técnica.
En segundo lugar, necesita personas con habilidades para resolver problemas y tomar decisiones, que sean capaces de identificar problemas, generar alternativas, evaluarlas y tomar decisiones competentes y otras habilidades interpersonales.
Personalidad
La personalidad tiene una influencia significativa en el comportamiento individual de los empleados. Esto también se puede extender al comportamiento del equipo.
Muchas de las dimensiones identificadas en el Modelo de personalidad de los Cinco Grandes, específicamente los equipos que califican más alto en niveles medios de extroversión, amabilidad, conciencia y estabilidad emocional, tienden a recibir calificaciones gerenciales más altas por el desempeño del equipo.
Asignación de roles y diversidad
Los equipos tienen diferentes necesidades y se deben seleccionar personas para un equipo para garantizar la diversidad y que se cubran todos los roles. Los equipos de trabajo exitosos tienen personas para desempeñar todos estos roles y seleccionan personas para desempeñarlos en función de sus habilidades y preferencias.
Tamaño de los equipos
El presidente de cierta empresa de tecnología dice que el secreto de un gran equipo es: "Piensa en pequeño". Lo ideal es que tu equipo tenga entre siete y nueve personas”. Su consejo está respaldado por pruebas.
En términos generales, los equipos más eficaces tienen menos de diez miembros. Y los expertos sugieren utilizar el menor número de personas que puedan realizar la tarea.
Flexibilidad de los miembros
Los equipos formados por personas flexibles tienen miembros que pueden completar las tareas de los demás. Esta es una ventaja obvia para un equipo porque mejora enormemente su adaptabilidad y lo hace menos dependiente de un solo miembro.
Por lo tanto, seleccionar miembros que valoren la flexibilidad y luego capacitarlos para que puedan hacer el trabajo de los demás debería conducir a un mayor desempeño del equipo con el tiempo.
Preferencias de los miembros
No todos los empleados trabajan en equipo. Si se les da la opción, muchos empleados se excluirán de la participación en el equipo.
Cuando se requiere que personas que preferirían trabajar solas formen un equipo, existe una amenaza directa a la moral del equipo y a la satisfacción individual de los miembros.
Esto sugiere que, al seleccionar los miembros del equipo, se deben considerar las preferencias individuales, así como las habilidades, personalidades y destrezas. Es probable que los equipos de alto rendimiento estén compuestos por personas que prefieren trabajar como parte de un grupo.
3. Contexto
Los cuatro factores contextuales que parecen estar más significativamente relacionados con el desempeño del equipo son la presencia de recursos adecuados, liderazgo efectivo, un clima de confianza y un sistema de evaluación y recompensa del desempeño que refleja las contribuciones del equipo.
Recursos adecuados
Todos los equipos de trabajo dependen de recursos externos al grupo para sostenerse. Y la escasez de recursos reduce directamente la capacidad del equipo para realizar su trabajo de manera eficaz.
Como concluyó un grupo de investigadores, después de observar muchos factores potencialmente relacionados con el desempeño del grupo, "quizás una de las características más importantes de un grupo de trabajo eficaz es el apoyo que recibe de la organización". Este es el apoyo de la gerencia y de la organización en general si logran alcanzar sus objetivos.
Liderazgo y estructura
Los miembros del equipo deben ponerse de acuerdo sobre quién debe hacer qué y asegurarse de que todos los miembros contribuyan por igual a compartir la carga de trabajo.
Además, el equipo necesita determinar cómo se establecerán los horarios, qué habilidades se deben desarrollar, cómo el grupo resolverá los conflictos y cómo el grupo tomará y modificará decisiones.
Llegar a un acuerdo sobre los detalles del trabajo y cómo encajan para integrar las habilidades individuales requiere estructura y liderazgo de equipo.
Clima de confianza
Los miembros de equipos eficaces confían unos en otros. Y también muestran confianza en su líder. La confianza interpersonal entre los miembros del equipo facilita la cooperación, reduce la necesidad de monitorear el comportamiento de los demás y une a los miembros en torno a la creencia de que otros miembros del equipo no se aprovecharán de ellos.
Sistemas de evaluación y recompensa del desempeño
¿Cómo se logra que los miembros del equipo sean responsables tanto individual como conjuntamente?
El sistema tradicional de evaluación y recompensa orientado individualmente debe modificarse para reflejar el desempeño del equipo.
Las evaluaciones de desempeño individual, los salarios fijos por hora, los incentivos individuales y similares son inconsistentes con el desarrollo de equipos de alto desempeño.
Entonces, además de evaluar y recompensar a los empleados por sus contribuciones individuales, la gerencia debe considerar evaluaciones grupales, participación en las ganancias, incentivos para grupos pequeños y otras modificaciones del sistema que reforzarán el esfuerzo y el compromiso del equipo.
4. Proceso
La categoría final relacionada con la efectividad del equipo son las variables procesadas. Estos incluyen el compromiso de los miembros con un propósito común, el establecimiento de objetivos específicos del equipo, la eficacia del equipo, la gestión de conflictos y la minimización de la holgazanería social.
Un propósito común
Los equipos eficaces tienen un propósito común y significativo que proporciona a sus miembros dirección, impulso y compromiso. Este propósito es la visión. Es más amplio que objetivos específicos.
Objetivos específicos
Los equipos exitosos traducen su propósito común en metas de desempeño específicas, mensurables y realistas. Las metas llevan a las personas a un mayor desempeño y también energizan a los equipos.
Estos objetivos específicos facilitan una comunicación clara. También ayudan a los equipos a mantener su enfoque en obtener resultados.
Eficacia del equipo
Los equipos eficaces tienen confianza en sí mismos. Creen que pueden tener éxito. A este equipo lo llamamos eficacia.
El éxito genera éxito. Los equipos que han tenido éxito aumentan sus creencias sobre el éxito futuro, motivándolos a trabajar más duro.
Niveles de conflicto
El conflicto en un equipo no es necesariamente malo. Los equipos que están completamente libres de conflictos probablemente se vuelvan apáticos y estancados. Por tanto, el conflicto puede mejorar la eficacia del equipo. Pero no todos los tipos de conflicto.
Holgazanería social
Es común que los individuos puedan esconderse dentro de un grupo. Pueden involucrarse en holgazanería social y dejar de lado el esfuerzo del grupo porque sus contribuciones individuales no pueden ser identificadas. Los equipos eficaces socavan esta tendencia al responsabilizarse tanto a nivel individual como de equipo.
Los equipos exitosos hacen que sus miembros sean responsables individual y colectivamente del propósito, las metas y el enfoque del equipo. Tienen claro de qué son responsables individualmente y de qué son responsables conjuntamente.
