Comment rédiger un rapport d'évaluation

Que vous effectuiez un suivi ou une évaluation, à un ou plusieurs moments, il y aura un processus de reporting. Ce processus de reporting suit les étapes d’analyse des informations.

Vous rendrez compte aux différentes parties prenantes (conseil d'administration, équipe de direction, personnel, bénéficiaires et donateurs) de différentes manières, parfois sous forme écrite, parfois verbalement et, de plus en plus, en utilisant des outils tels que des présentations PowerPoint, des diapositives et des vidéos.

Un rapport d'évaluation écrit peut être préparé selon le format suivant : ce sont les éléments d'un rapport d'évaluation.

1. Résumé exécutif.
2. Préface.
3. Contenu de la page.
4. Introduction.
5. Résultats.
6. Conclusions.
7. Recommandations.
8. Annexes.

Le Résumé exécutif est destiné aux lecteurs pressés par le temps, mais doit être attrayant pour susciter la curiosité des gens et leur donner envie de lire l'intégralité du rapport.

UN préface est un endroit où vous faites preuve de courtoisie pour remercier les gens et faire des commentaires généraux sur les processus et les résultats.

Le section introductive est conçu pour traiter en un mot du contexte du projet, de la nécessité de l'évaluation et de l'activité dans son ensemble.

Le résultats La section tiendra compte des résultats qui ont émergé concernant l’efficience, l’efficacité et l’impact de ceux-ci.

Le conclusions vous dessinez suivra vos découvertes, tandis que votre recommandations portera sur les faiblesses, puis sur ce qui doit être fait pour renforcer les programmes évalués.

Incluez vos termes de référence (TOR), un questionnaire utilisé dans l'évaluation et tout autre document de référence dans les annexes que vous n'avez pas pu intégrer dans le texte.

Schéma de rédaction d'un rapport d'évaluation

Voici un exemple de plan de rédaction d'un rapport d'évaluation adapté du Guide de l'UNICEF « Boîte à outils de planification, de suivi et d'évaluation du gestionnaire de programme (2006) » :

Rapport d'évaluation : plan suggéré Titre de page Nom du projet/programme ou thème évalué Pays du projet/programme ou thème Nom de l'organisation à laquelle le rapport est soumis. Noms et affiliations des évaluateurs. Table des matières Identifiez les chapitres et les sections principales ainsi que les numéros de page. Liste des tableaux, graphiques et diagrammes par numéros de page. Remerciements Identifiez ceux qui ont contribué à l’évaluation. Liste des acronymes/abréviations Par exemple: TDR : Termes de référence MCWC : Centre de protection maternelle et infantile ONG : non gouvernementale. OrganisationRésumé exécutif Un document autonome de 1 à 3 pages. Résumer les informations essentielles sur le sujet évalué, le but et les objectifs de l'évaluation, les méthodes appliquées et les limites importantes, les constatations, conclusions et recommandations les plus importantes par ordre de priorité. Introduction Décrivez le projet/programme/thème évalué. Cela inclut les problèmes auxquels les interventions s'attaquent ; les objectifs, les stratégies, la portée et le coût de la réponse ; ses principales parties prenantes et leurs rôles dans la mise en œuvre de l’intervention. Résumez le but, les objectifs et les questions clés de l’évaluation. Expliquer la justification de la sélection/non-sélection des critères d’évaluation. Décrivez la méthodologie utilisée pour mener l'évaluation et ses limites, le cas échéant. Énumérez les personnes impliquées dans la réalisation de l’évaluation et quels étaient leurs rôles. Décrire la structure du rapport d'évaluation. Constatations et conclusions Énoncer les conclusions fondées sur les preuves dérivées des informations recueillies. Évaluer dans quelle mesure la conception de l’intervention applique les principes de gestion axée sur les résultats. En fournissant une évaluation critique des performances, analysez les liens entre les intrants, les activités, les extrants, les résultats et, si possible, l’impact. Résumer l’atteinte des résultats en termes quantitatifs et qualitatifs. Analysez les facteurs qui ont affecté les performances ainsi que les effets imprévus, à la fois positifs et négatifs. Discutez des contributions relatives des parties prenantes à l’atteinte des résultats. Les conclusions doivent être étayées par les résultats et être cohérentes avec les données collectées. Ils doivent se rapporter aux objectifs de l'évaluation et apporter des réponses aux questions d'évaluation. Ils devraient également inclure une discussion sur les raisons des succès et des échecs, en particulier les contraintes et les facteurs favorables. Leçons apprises Sur la base des résultats de l'évaluation, l'expérience globale dans d'autres contextes et, dans la mesure du possible, fournit des leçons apprises qui peuvent également être applicables dans différentes situations. Incluez des leçons positives et négatives. Recommandations Formuler des recommandations pertinentes, spécifiques et réalistes basées sur les preuves recueillies, les conclusions tirées et les leçons apprises. Discutez de leurs implications anticipées. Consulter les principales parties prenantes lors de l’élaboration des recommandations. Fournir des suggestions de calendrier et des estimations de coûts (le cas échéant) pour la mise en œuvre. Annexes Joindre un mandat (pour l'évaluation). Liste des personnes interrogées, des sites visités. Répertorier les documents examinés (rapports, publications). Joindre les instruments de collecte de données (par exemple, des copies de questionnaires, d'enquêtes, etc.).

FAQ

Pourquoi le processus de reporting est-il essentiel au suivi ou à l’évaluation ?

Le processus de reporting est crucial car il suit les étapes d’analyse des informations, permettant aux parties prenantes de comprendre les résultats et les implications du suivi ou de l’évaluation.

Quelles sont les différentes manières de rendre compte aux parties prenantes ?

Les parties prenantes peuvent être informées de diverses manières, notamment par des rapports écrits, communication verbale, présentations PowerPoint, diapositives et vidéos.

Quels sont les principaux éléments d’un rapport d’évaluation écrit ?

Les principaux éléments d'un rapport d'évaluation écrit comprennent le résumé, la préface, la page de contenu, l'introduction, les résultats, les conclusions, les recommandations et les annexes.

Quel est l’objectif du résumé dans un rapport d’évaluation ?

Le résumé est conçu pour les lecteurs pressés par le temps et doit être suffisamment convaincant pour inciter les lecteurs à vouloir lire l'intégralité du rapport.

En quoi la section d’introduction du rapport d’évaluation diffère-t-elle de la préface ?

L'introduction traite du contexte du projet, de la nécessité de l'évaluation et résume l'ensemble de l'activité. En revanche, la préface est l'endroit où vous remerciez les gens et faites des commentaires généraux sur les processus et les résultats.

Que doit-on inclure dans la section des conclusions du rapport d’évaluation ?

La section des conclusions doit contenir les résultats concernant l'efficience, l'efficacité et l'impact du projet ou du programme évalué.

A quoi servent les annexes dans un rapport d’évaluation ?

Les annexes comprennent les termes de référence (TDR), les questionnaires utilisés dans l'évaluation et tout autre document de référence qui n'a pas pu être intégré dans le texte principal du rapport.