A reengenharia é outro tipo de melhoria contínua. Também é conhecido como redesenho de processos. Através da reengenharia, uma organização pode melhorar drasticamente a qualidade e a velocidade do trabalho e reduzir os seus custos, alterando fundamentalmente os processos pelos quais o trabalho é realizado.
A reengenharia é frequentemente usada quando as melhorias necessárias são mais significativas e nenhuma mudança incremental na operação funciona. Se uma melhoria de 10% pode ser alcançada através de ajustes, então uma melhoria de 50% exige um redesenho do processo.
A sátira da reengenharia é que, uma vez implementado o novo processo, as pessoas muitas vezes sentem que a nova forma de operar é tão melhor que já deveriam ter pensado nela há muito tempo. Outra reação comum é: “Por que fizemos isso assim?” A resposta é: “É assim que sempre fizemos”.
Como funciona a reengenharia?
A reengenharia envolve redesenhar as operações das organizações para evitar gargalos e a árida duplicação de esforços. No sistema tradicional, partes das atividades relacionadas em um processo de negócios são executadas em vários departamentos.
Contudo, na reengenharia, os esforços de trabalho são redesenhados de tal forma que todas as atividades relacionadas sejam executadas por funcionários relevantes de um grupo.
Todas as pessoas relevantes são agrupadas e são solicitadas a realizar as tarefas em todo o processo. As atividades não poderão ser realizadas em departamentos separados.
Uma companhia telefônica do setor privado teve um tremendo sucesso na reengenharia dos procedimentos burocráticos da empresa. A empresa retirou trabalhadores que desempenhavam atividades relacionadas em vários departamentos e depois os colocou em equipes para atender às solicitações recorrentes dos clientes.
Se os processos de negócios forem adequadamente reprojetados, as organizações podem esperar ganhar eficiência, reduzir o desperdício e conseguir maior coordenação entre as funções.
A diferença notável entre benchmarking e reengenharia é que o primeiro tenta adotar ou adaptar o melhor processo de contratação de outra organização parceira sem dedicar tempo e recursos para projetar um novo processo ou projetar uma duplicata do processo superior. Em contrapartida, este último tenta desenhar um novo processo na sua totalidade.
Assim, a reengenharia é demorada e cara e, ao mesmo tempo, a organização pode não ter o processo competitivo desejado mesmo depois de gastar tanto tempo e recursos.
Por esta razão, uma organização deve pensar seriamente em não recorrer à reengenharia se houver espaço para benchmarking. Nos EUA, em particular, muitas associações comerciais e organizações de interesses especiais estão a fornecer bases de dados sobre melhores práticas, reengenharia de processos e TQM online.
Princípios de Reengenharia
Para qualquer processo eficaz, o desperdício é o inimigo.
Reduzir o desperdício é vital para qualquer tipo de empreendimento, abrangendo práticas TQ e JIT. É um tema central da gestão de produção japonesa.
Processos deficientes desperdiçam tempo, dinheiro, material, esforço e boa vontade da empresa. Redesenhar processos para reduzir desperdícios é mais uma arte do que uma ciência.
Cada redesenho de processos é único, mas existem alguns princípios gerais para redesenhar processos. Esses incluem:
Reduzir transferências
Cada vez que um processo é passado de uma pessoa ou grupo para outro, podem ocorrer erros. Freqüentemente, perde-se tempo quando um espera que o outro termine ou precisa consultar o primeiro grupo antes de continuar. Redesenhar o processo exige que ninguém perca tempo ou cause atrasos a terceiros.
O processo deve ser concebido de modo que cada indivíduo ou grupo possa concluir o seu próprio trabalho dentro do tempo especificado.
Elimine etapas
Em algumas organizações, existem etapas do processo que não agregam qualquer valor ao produto ou serviço, nem tornam os produtos atraentes para os clientes.
Tais etapas devem ser eliminadas do processo. Nas organizações de produção, a movimentação, o armazenamento e a inspeção de produtos raramente agregam valor e devem ser eliminados sempre que possível. É a melhor forma de economizar tempo na produção de produtos.
Execute etapas em paralelo e não em sequência
Este é outro princípio de redesenhar o processo onde mais de uma tarefa será realizada ao mesmo tempo para que o tempo total para conclusão do trabalho seja minimizado.
Se você fizer dessa forma, poderá eliminar o desperdício de tempo e ser mais rápido na entrega da tarefa.
Envolva as pessoas-chave desde o início
Existem muitas organizações que não envolvem a pessoa certa na primeira tentativa de realizar o trabalho. Eles querem que o trabalho seja feito pelas pessoas menos dispendiosas. O resultado é que erros acontecem com frequência e produtos defeituosos são produzidos.
Para evitar estes eventos inesperados, as organizações devem envolver a pessoa certa desde o início, para que produtos livres de defeitos possam ser produzidos na primeira vez.
Teoria da Mudança e Organização Orientada para a Qualidade
Nesta seção, o autor discutirá as razões da mudança orientada para a qualidade, as fontes da mudança, a natureza da mudança, as dificuldades da mudança e como gerenciar a mudança.
Razões para Mudança Orientada para a Qualidade
A principal razão por trás da mudança orientada para TQ é melhorar a qualidade para a satisfação do cliente. Este não é o foco principal da literatura da teoria organizacional. É claro que muitas mudanças orientadas para a qualidade podem melhorar a produtividade e a satisfação no trabalho, mas esse não é o seu objectivo principal.
A fonte da mudança
É claro que a mudança orientada para a QT virá do nível superior da gestão. Sem o consentimento total e o apoio adequado da gestão de topo, nenhuma mudança radical é possível dentro da organização.
Tipos de mudança
Basicamente, dentro de uma organização orientada para TQ, as mudanças são a mudança cultural que induzirá a TQ, a mudança de processo através da qual produtos e serviços de melhor qualidade podem ser produzidos e a reengenharia que induz a nova tecnologia no local de trabalho.
As dificuldades na mudança
Principalmente, as dificuldades vêm dos funcionários existentes da organização em trazer qualquer tipo de mudança por causa do medo do desconhecido. Às vezes também ocorre por causa do tamanho da planta. Se o tamanho da fábrica for muito grande e o maquinário muito pesado, a mudança torna-se difícil dentro da organização.
Como gerenciar mudanças
Se ocorrer resistência à mudança, a gestão de topo terá de tomar as medidas necessárias para a resolver. Eles terão que eliminar os motivos da dificuldade de mudança.
Caso ocorram dificuldades para os funcionários, a administração deve organizar algumas sessões de treinamento por meio das quais os funcionários possam aprender sobre a nova tecnologia, e o medo do desconhecido desaparecerá.
Se a dificuldade estiver na fábrica, eles podem instalar máquinas flexíveis para que possam produzir qualquer produto novo ou melhor, substituindo pequenas peças dessa máquina.
A engenharia simultânea é outra maneira de resolver essa dificuldade. Os teóricos da ecologia populacional geralmente argumentam que a dificuldade da mudança também pode ser resolvida pela mudança de estruturas, autoridade, sistemas de recompensa e assim por diante.
Muitos dos princípios para a gestão da mudança derivados da literatura da teoria organizacional aplicam-se diretamente à mudança da qualidade total. Alguns desses princípios são os seguintes:
- É necessário “descongelar” as atitudes e o comportamento das pessoas antes que possam ser mudados.
- A mudança só pode ter sucesso com uma liderança eficaz.
- Os agentes de mudança devem gerir a interdependência.
- Uma mudança eficaz deve envolver as pessoas cujos empregos estão a ser alterados.
- O recongelamento é necessário para tornar os ganhos permanentes.
