La réingénierie est un autre type d’amélioration continue. On parle également de refonte des processus. Grâce à la réingénierie, une organisation peut améliorer considérablement la qualité et la rapidité du travail et réduire ses coûts en modifiant fondamentalement les processus par lesquels le travail est effectué.
La réingénierie est souvent utilisée lorsque les améliorations nécessaires sont plus importantes et qu’aucun changement progressif dans les opérations ne fonctionne. Si une amélioration de 10 pour cent peut être obtenue en bricolant, alors une amélioration de 50 pour cent nécessite une refonte des processus.
La satire de la réingénierie est qu’une fois le nouveau processus en place, les gens ont souvent le sentiment que la nouvelle façon de fonctionner est tellement meilleure qu’ils auraient dû y penser depuis longtemps. Une autre réaction courante est : « Pourquoi avons-nous fait cela comme ça en premier lieu ? » La réponse est : « C’est ainsi que nous avons toujours procédé. »
Comment fonctionne la réingénierie ?
La réingénierie implique de repenser les opérations des organisations pour éviter les goulots d’étranglement et la duplication des efforts. Dans le système traditionnel, les activités liées à un processus métier sont réalisées dans différents départements.
Cependant, lors de la réingénierie, les efforts de travail sont repensés de telle manière que toutes les activités connexes sont exécutées par les employés concernés d'un groupe.
Toutes les personnes concernées sont regroupées et il leur est demandé d'effectuer les tâches tout au long du processus. Les activités ne peuvent pas être exercées dans des départements distincts.
Une compagnie de téléphone du secteur privé a connu un énorme succès dans la réingénierie des procédures bureaucratiques de l'entreprise. L'entreprise a recruté des travailleurs qui effectuaient des activités connexes dans différents départements, puis les a répartis en équipes pour gérer les demandes récurrentes des clients.
Si les processus métiers sont correctement réorganisés, les organisations peuvent s'attendre à gagner en efficacité, réduire le gaspillage et parvenir à une meilleure coordination entre les fonctions.
La différence notable entre l'analyse comparative et la réingénierie réside dans le fait que la première tente d'adopter ou d'adapter un processus de recrutement d'une autre organisation partenaire, le meilleur de sa catégorie, sans consacrer de temps et de ressources à la conception d'un nouveau processus ou à la conception d'une copie du processus supérieur. A l’opposé, cette dernière tente de concevoir un nouveau procédé dans sa globalité.
Ainsi, la réingénierie prend du temps et coûte cher, et en même temps, l'organisation peut ne pas disposer du processus concurrentiel souhaité, même après avoir dépensé autant de temps et de ressources.
Pour cette raison, une organisation devrait sérieusement réfléchir à la possibilité de ne pas recourir à la réingénierie si une analyse comparative est possible. Aux États-Unis, en particulier, de nombreuses associations professionnelles et organisations d'intérêt particulier mettent à disposition en ligne des bases de données sur les meilleures pratiques, la réingénierie des processus et la TQM.
Principes de réingénierie
Pour tout processus efficace, le gaspillage est l’ennemi.
La réduction des déchets est vitale pour tout type d’entreprise, englobant à la fois les pratiques TQ et JIT. C’est un thème central de la gestion manufacturière japonaise.
De mauvais processus font perdre du temps, de l'argent, du matériel, des efforts et de la bonne volonté de l'entreprise. Repenser les processus pour réduire les déchets est plus un art qu’une science.
Chaque refonte de processus est unique, mais il existe quelques principes généraux pour la refonte des processus. Ceux-ci inclus:
Réduisez les transferts
Chaque fois qu'un processus est transmis d'une personne ou d'un groupe à un autre, des erreurs peuvent survenir. Du temps est souvent perdu lorsque l'un attend que l'autre ait fini ou doit consulter le premier groupe avant de continuer. La refonte du processus exige que personne ne perde de temps ou ne cause des retards aux autres.
Le processus doit être conçu de manière à ce que chaque individu ou groupe puisse terminer son propre travail dans le délai imparti.
Éliminer les étapes
Dans certaines organisations, certaines étapes du processus n’ajoutent aucune valeur au produit ou au service et ne rendent pas les produits attrayants pour les clients.
De telles étapes devraient être éliminées du processus. Dans les organisations manufacturières, le déplacement, le stockage et l’inspection des produits ajoutent rarement de la valeur et doivent être éliminés autant que possible. C'est le meilleur moyen de gagner du temps dans la fabrication des produits.
Effectuer les étapes en parallèle plutôt qu'en séquence
Il s'agit d'un autre principe de refonte du processus selon lequel plus d'une tâche sera effectuée en même temps afin que le temps total nécessaire pour terminer le travail soit minimisé.
Si vous procédez de cette façon, vous pouvez éliminer la perte de temps et accomplir la tâche plus rapidement.
Impliquer les personnes clés dès le début
De nombreuses organisations n’impliquent pas la bonne personne dès la première tentative pour accomplir le travail. Ils veulent que le travail soit fait par les personnes les moins coûteuses. Le résultat est que des erreurs se produisent fréquemment et que des produits défectueux sont produits.
Pour éviter ces événements inattendus, les organisations doivent impliquer dès le départ la bonne personne afin que des produits sans défaut puissent être fabriqués du premier coup.
Théorie du changement et de l'organisation axés sur la qualité
Dans cette section, l'auteur discutera des raisons du changement axé sur la qualité, des sources du changement, de la nature du changement, des difficultés du changement et de la manière de gérer le changement.
Raisons d’un changement axé sur la qualité
La principale raison du changement orienté TQ est d’améliorer la qualité pour la satisfaction du client. Ce n’est pas là l’objet principal de la littérature sur la théorie des organisations. Bien entendu, de nombreux changements axés sur la qualité peuvent améliorer la productivité et la satisfaction au travail, mais tel n’est pas leur objectif principal.
La source du changement
Bien entendu, le changement orienté vers le TQ viendra du niveau supérieur de la direction. Sans le plein consentement et le soutien adéquat de la haute direction, aucun changement radical n’est possible au sein de l’organisation.
Types de changement
Fondamentalement, au sein d'une organisation orientée TQ, les changements sont un changement culturel qui induira le TQ, un changement de processus grâce auquel des produits et des services de meilleure qualité peuvent être produits, et une réingénierie qui induit l'utilisation de nouvelles technologies sur le lieu de travail.
Les difficultés du changement
Principalement, les difficultés proviennent des employés existants de l'organisation qui tentent d'apporter tout type de changement en raison de la peur de l'inconnu. Parfois, cela se produit également en raison de la taille de la plante. Si la taille de l’usine est trop grande et la machinerie trop lourde, le changement devient difficile au sein de l’organisation.
Comment gérer le changement
En cas de résistance au changement, la haute direction devra prendre les mesures nécessaires pour la résoudre. Ils devront supprimer les raisons de difficultés à changer.
Si des difficultés surviennent pour les employés, la direction devrait alors organiser des sessions de formation grâce auxquelles les employés pourront se familiariser avec la nouvelle technologie, et la peur de l'inconnu disparaîtra.
Si le problème réside dans l'usine, ils peuvent installer des machines flexibles afin de pouvoir fabriquer n'importe quel nouveau produit ou un meilleur produit en remplaçant de petites pièces de cette machine.
L’ingénierie concurrente est une autre manière de résoudre cette difficulté. Les théoriciens de l’écologie des populations soutiennent généralement que la difficulté du changement peut également être résolue en changeant les structures, l’autorité, les systèmes de récompense, etc.
De nombreux principes de gestion du changement issus de la littérature sur la théorie des organisations s’appliquent directement au changement de qualité totale. Certains de ces principes sont les suivants :
- Il est nécessaire de « dégeler » les attitudes et les comportements des gens avant de pouvoir les modifier.
- Le changement ne peut réussir qu’avec un leadership efficace.
- Les agents de changement doivent gérer l’interdépendance.
- Un changement efficace doit impliquer les personnes dont les emplois sont modifiés.
- Le recongélation est nécessaire pour rendre les gains permanents.
